Penyimpanan Rekod

Sistem penyimpanan rekod adalah perkara terpenting dalam sesebuah perniagaan dan organisasi. Sebesar atau sekecil manapun perniagaan yang saudara jalankan, penyimpanan rekod memudahkan urusan dalam hal pentadbiran perniagaan saudara.

Sebagai contoh, saudara menjalankan sebuah perniagaan bengkel kimpalan besi. Saudara tidak mempunyai seorang pun staf dan berseorangan dalam menjalankan segala urusan perniagaan. Urusan seperti menerima tempahan, pembelian barang, pembayaran dari pelanggan sehinggalah pembuatan besi, semua saudara lakukan sendirian.

En Abu telah datang kepada saudara untuk membuat tempahan pintu pagar rumahnya. Segala ukuran dan spesifikasi yang dikehendaki oleh En. Abu saudara catatkan diatas sekeping kertas. Kertas tersebut di kepilkan bersama kertas-kertas lain dan disangkut pada paku di dinding bengkel saudara. Pada kertas itu tercatat nama En. Abu, alamat dan nombor telefon beliau.

Kemudian, satu hari saudara telah jatuh sakit dan perlu berehat beberapa bulan. Anak kandung saudara, Aziz telah mengambil-alih tugas mengimpal besi. Segala tempahan terdahulu disiapkan. Tetapi masalah lain pula timbul. Tulisan diatas kertas tersebut semakin pudar, kertas juga semakin lusuh dan harga yang dibincangkan tidak dicatat. Aziz terpaksa menghubungi pelanggan bagi mendapatkan kembali maklumat yang diperlukan.

Saudara juga seperti ingat-ingat lupa akan tempahan dari pelanggan. Hal ini menyukarkan lagi kerja-kerja Aziz amenyiapkan tempahan pelanggan. Pelanggan mula membuat persepsi negatif berkenaan perniagaan saudara. Perniagaan tersebut mula mengalami kemerosotan.

Tetapi sekiranya saudara membuat sistem penyimpanan rekod yang lebih baik dan tersusun, akan memudahkan kerja-kerja yang akan diambilalih orang lain.

Seperti mempunyai fail yang khusus untuk maklumat tempahan, pembelian stok mentah, inventori, akaun keluar masuk, akaun bank dan beberapa perkara yang difikirkan perlu.

Sistem penyimpanan rekod penting dan perlu dilakukan / diadakan supaya kerja lebih tersusun dan segala maklumat dapat disimpan dengan lebih kemas.

Shah Othman
Ahli perniagaan dan jurulatih perniagaan sepenuh masa.
Mempunyai kepakaran dalam melatih usahawan-usahawan kecil yang ingin mengembangkan perniagaan ke tahap yang lebih baik.
Berpusat di Seberang Jaya, Pulau Pinang.
Bersedia memberikan khidmat seminar dan bengkel di mana sahaja para peserta inginkan.